« Abonnement » : désigne la convention entre la société COAXYS et ses clients pour l’usage habituel d’un service ou d’une application en échange d’un paiement forfaitaire.

« Administrateur » : le compte « FEAZY » peut être administré par le représentant de la Structure ou par un collaborateur identifié comme « administrateur ». Avec ce statut, il peut administrer et gérer les paramètres de la structure (inviter des collaborateurs, gérer les droits …)

« Appareil mobile » : désigne tous matériels informatiques portatifs, et notamment les smartphones et tablettes, disposant de la configuration nécessaire pour télécharger et utiliser la Solution.

« Application » désigne le programme ou ensemble de programme permettant d’aider l’utilisateur à réaliser une tâche précise.

« Type de dépenses » : désigne la catégorie associée à un frais. Cette liste est librement renseignée par l’administrateur du compte FEAZY. La nature de la dépense est la suivante : Indemnité kilométrique, Ticket, Invitation client, Péage, ou Avance etc.

« Cabinet comptable » : désigne une société d’exercice comptable (profession réglementée), en charge de la comptabilité externalisée d’une structure, qui souscrit à un abonnement à la Solution FEAZY pour les besoins de son activité. Le Cabinet comptable est tenu de disposer des habilitations nécessaires auprès de la structure pour le compte de qui il utilise les Services de la Solution FEAZY. .

« Client / projet » : désigne la définition des axes analytiques du client final / projet si l’on souhaite suivre les frais selon ces axes. Paramétrage à la main de l’Utilisateur “Hiérarchique”.

« Collaborateur » : désigne la personne qui travaille avec quelqu’un d’autre à une entreprise commune. Il détient un rôle d’utilisateur et dispose d’un accès limité aux Services FEAZY lui permettant de saisir ses frais professionnels.

« Contenu » : désigne notamment la structure de la Solution, les textes, illustrations, chartes graphiques, marques, sigles, dénominations sociales, oeuvres audiovisuelles et multimédias ainsi que tout autre élément composant la Solution. Cette liste n’est pas limitative.

« Cookies » : désigne le petit fichier texte au format alphanumérique déposé sur le disque dur de l’Internaute par le serveur du site visité ou par un serveur tiers (régie publicitaire, service de web analytique, etc.). 

« Données » :désignent les informations, publications et, de manière générale, les données de la base de données Client, dont l’utilisation est l’objet du présent contrat, pouvant être consultées uniquement par les Utilisateurs en fonction de leur accès.

« Donnée(s) Personnelle(s) » : désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

« Étapes de validation » : désigne le processus (workflow) de validation des frais par l’entreprise avant la validation par le service comptable de cette dernière. Il peut être par service ou par projet, ou les 2 (le service est alors prioritaire).

« Frais » : désigne une dépense d’un collaborateur inscrit dans le tableau de bord de la Solution FEAZY. Chaque frais saisi doit préciser la catégorie (type de dépense), le montant, et le taux de TVA associé. Un justificatif (photo ou upload de pièce) est obligatoire . Il doit être associé à un client / à un projet.

« Frais de fonction » : désigne les frais qui ne sera pas remboursable au travailleur salarié ou assimilé, mais qui peut être déclaré pour le suivi analytique et comptable. (exemple : utilisation d’une voiture de service ou de fonction, ou paiement avec une carte de société d’un repas).

« Frais professionnels » : désigne au sens juridiques des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi d’un travailleur salarié ou assimilé que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions. Les frais professionnels doivent être distingués des autres frais (frais de l’entreprise, les avantages en nature …) qui ne bénéficient en aucun cas du même dispositif légal.

« Hiérarchique » : il est désigné par l’administrateur de la Structure, et a le pouvoir de valider les frais (selon paramétrage de validation, par service ou par projet)

« Identifiants » désignent tant l’identifiant propre de l’utilisateur (« login ») que le mot de passe de connexion (« password ») communiqués après inscription au service ;

« Internet » : désigne l’ensemble de réseaux interconnectés, lesquels sont localisés dans toutes les régions du monde ;

« Logiciel » désigne tout logiciel fourni par le Prestataire au Client et en particulier les Solutions associées. ;

« Note de Frais » : ensemble des frais validés par le responsable de la structure, et exporté vers la comptabilité. Il regroupe tous les frais de tous les collaborateurs validés depuis le dernier export.

« OCR – Optical Character Recognition » : désigne les procédés informatiques de reconnaissance optique de caractères (ROC en francais) utilisée par la Solution FEAZY pour la traduction d’images de textes imprimés ou dactylographiés en fichiers de texte et plus précisément pour la reconnaissance automatique des informations figurant sur les tickets justificatifs des dépenses de frais professionnels.

« Partenaires » : désigne les différents prestataires de services de COAXYS pour la réalisation des services sur le Site.

« Réglementation sur les Données Personnelles » : désigne ensemble le Règlement Général sur la Protection des Données n°2016/679 (ci-après RGPD), la loi 79-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée, la Loi de la République Numérique n°2016-1321 du 7 octobre 2016 et toute nouvelle loi, décrets pris pour leur application.

« Services » désigne les diverses fonctionnalités proposées à l’Utilisateur via la Solution FEAZY.

« Site » désigne le site web officiel de l’Éditeur dont l’adresse est la suivante : www.feazy.fr ainsi que les applications mobiles correspondantes.

« Solution » désigne le programme logiciel applicatif édité par la société COAXYS sous le nom « FEAZY » donnant accès aux Services via internet, et téléchargeable sur appareil mobile gratuitement depuis les plateformes « Apple Store » d’Apple et « Google Play Store » de Google.

« Structure » : désigne le représentant, personne physique, de la structure, personne morale, qui a souscrit à l’offre d’abonnement payante permettant l’accès à la Solution FEAZY. On l’appelle également « Souscripteur ».

« Tiers de confiance » : désigne l’organisme habilité à mettre en oeuvre des signatures électroniques reposant sur des architectures d’infrastructure à clés publiques ou PKI (Public Key Infrastructure) en vue de gérer le cycle de vie des certificats numériques ou certificats électroniques. Pour l’efficience de la Solution FEAZY, la société COAXYS fait appel au prestataire de service YOUSIGN qui est un fournisseur de services de confiance qualifié au sens de la réglementation eIDAS.

« Terminal » : désigne l’ordinateur, la tablette, le smartphone.

« Type de dépenses » : désigne la catégorie associée à un frais. Cette liste est librement renseignée par l’administrateur. Il existe plusieurs types de dépenses : Indemnité kilométrique, Ticket, Invitation client, Péage, ou Avance etc.

« Utilisateur » : désigne tout internaute (les clients professionnels, leurs représentants personnes physiques et leurs employés), ayant atteint l’âge de la majorité, ayant renseigné des Données Personnelles sur le formulaire de création de compte et inscription à la Solution et ayant, après réception d’un email de confirmation, définitivement validé son compte.

« Véhicules » : désignent les véhicules pouvant être déclarés et utilisés lors de frais de déplacement (peuvent être de service ou associés à un collaborateur de la structure).