La société COAXYS édite une Solution sous le nom « FEAZY » laquelle permet aux professionnels et à leurs collaborateurs de simplifier la gestion des notes de frais en facilitant leur saisie ainsi que leur traitement.

Pour délivrer ses services, la société COAXYS a besoin de collecter et traiter des données personnelles. La société COAXYS, en tant que responsable de traitement, attache beaucoup d’importance à l’usage des données personnelles et s’engage à tout mettre en oeuvre pour garantir la confidentialité et la sécurité des informations.

La Politique de Confidentialité explique la manière dont la société COAXYS recueille, stocke et utilise les Données Personnelles qui concernent les Utilisateurs de la Solution FEAZY. La Politique de Confidentialité permet à l’Utilisateur d'en savoir plus sur l'origine et l'usage des informations collectées et traitées par la société COAXYS à l'occasion de l’Utilisation des fonctionnalités de la société FEAZY et de l’informer sur ses droits.

En accédant à la Solution FEAZY et aux Services proposés, l’Utilisateur reconnaît avoir lu et accepté les termes de la présente Politique de Confidentialité et de Gestion des Données personnelles collectées et traitées par la société COAXYS.

L’Utilisateur sera avisé de toutes modifications importantes apportées à la présente Politique. En cas de modifications, celles-ci ne s’appliqueront qu’aux Utilisateurs de la Solution postérieurement à celles-ci. À tout moment, l’Utilisateur est libre de ne plus utiliser la Solution et ses Services.

GLOSSAIRE

Pour une parfaite compréhension, la société COAXYS met à la disposition des Utilisateurs un Glossaire. Les termes utilisés dans le document ont la signification suivante : « Solution » désigne le programme logiciel applicatif édité par la société COAXYS sous le nom « FEAZY » donnant accès aux Services via internet, et téléchargeable sur appareil mobile gratuitement depuis les plateformes « Apple Store » d’Apple et « Google Play Store » de Google. « Donnée(s) Personnelle(s) » ou « Données » : désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. « Partenaires » : désigne les différents prestataires de services de COAXYS pour la réalisation des services sur le Site.

« Réglementation sur les Données Personnelles » : désigne ensemble le Règlement Général sur la Protection des Données n°2016/679 (ci-après RGPD), la loi 79-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée, la Loi de la République Numérique n°2016-1321 du 7 octobre 2016 et toute nouvelle loi, décrets pris pour leur application.

« Services » désigne les diverses fonctionnalités proposées à l’Utilisateur via la Solution FEAZY.

« Site » désigne le site web officiel de l'Éditeur dont l’adresse est la suivante : www.feazy.fr ainsi que les applications mobiles correspondantes.

« Utilisateur » : désigne tout internaute (les clients professionnels, leurs représentants personnes physiques et leurs employés), ayant atteint l’âge de la majorité, ayant renseigné des Données Personnelles sur le formulaire de création de compte et inscription à la Solution et ayant, après réception d’un email de confirmation, définitivement validé son compte.

RESPONSABLE DE TRAITEMENT – DÉLÉGUÉ A LA PROTECTION DES DONNEES

Le Responsable de traitement est la Société COAXYS au capital social de 50.000 €, immatriculée au RCS de ROUEN sous le numéro 794 238 519, dont le siège social est situé 2 ter rue Georges Charpak 76130 MONT SAINT AIGNAN

Les coordonnées du Délégué à la Protection des Données désigné par la société COAXYS sont les suivantes :

Jérôme GUYONY
dpo@coaxys.com
Tél : 02 32 91 25 46

BASE LÉGALE DES TRAITEMENTS MIS EN OEUVRE :

Conformément à la Réglementation sur les Données Personnelles, les traitements désignés dans la présente Politique de Confidentialité et Protection de la Vie Privée ont reçu votre consentement. Vous avez accepté la Politique de Confidentialité sur les Données Personnelles.

Il est rappelé que les données nominatives qui sont demandées à l’Utilisateur, et qui sont déclarées volontairement par lui à l’occasion du formulaire d’inscription (à savoir données relatives à l’identité
notamment nom, prénom, adresse email, adresse postale, coordonnées bancaires), sont nécessaires à l’utilisation des Services FEAZY fournis par la société COAXYS.

Les traitements réalisés peuvent également être dictés par une obligation légale.

En tout état de cause, nous nous assurons de ne pas méconnaitre votre intérêt ou vos droits et libertés fondamentaux en vous permettant, à tout moment, de vous opposer, à tout ou partie des traitements décrits dans la présente Politique de Confidentialité et Protection de la Vie Privée.

QUELLES DONNÉES PERSONNELLES SONT COLLECTÉES ?

Différentes informations sont collectées concernant l’Utilisateur et en provenance de l’Utilisateur. Les Données qui sont collectées sont les suivantes :

• Les Données déclarées de façon volontaire par l’Utilisateur via le formulaire d’inscription à la Solution lors de l’ouverture de compte en cas d’abonnement ou d’essai gratuit aux services FEAZY : nom, type, adresse de la structure, nom, prénom, email et téléphone de l’Utilisateur.
• Les Données attachées aux véhicules utilisés par le Collaborateur dans un but professionnel, déclarées de façon volontaire par l’Utilisateur hiérarchique pour les besoins de la gestion des frais de déplacement.
• Données techniques : adresse IP, le type de navigateur que vous utilisez (Internet Explorer, Firefox,…), le site Web tiers à l’origine de votre visite, le système d’exploitation que vous utilisez ( Windows XP, Mac OS,…), le nom de domaine de votre fournisseur de services Internet (Orange, SFR,…);
• Données comportementales : ces données sont relatives à l’analyse comportementale des actions et des choix que vous effectuez lors de votre navigation sur le site. Ainsi, il s’agit de données, telles que les recherches que vous effectuez sur le site, les données résultant de l’analyse de votre profil, les données issues de votre utilisation de nos sites internet telles que les pages Web spécifiques que vous visitez et la durée de vos visites.
• Offre d’abonnement payante : le prestataire bancaire de la société COAXYS collecte et traite des données personnelles concernant les moyens de paiement (mandat SEPA n° IBAN et consentement de prélèvement).

MINEURS

La Solution est accessible uniquement aux Utilisateurs personnes physiques majeures. La société COAXYS ne collecte et ne collectera pas, en toute connaissance de cause, d’informations sur une personne mineure sans surveillance. Si l’Utilisateur a moins de 18 ans, il ne peut accéder et utiliser la Solution FEAZY.

UTILISATION DES DONNÉES PERSONNELLES

Les Données Personnelles collectées et traitées ont pour objet la mise à disposition des Services de la Solution FEAZY, leur utilisation, leur amélioration et le maintien d’un environnement sécurisé. Les utilisations sont les suivantes :

• Initiation d’une relation contractuelle entre la société COAXYS et le souscripteur de l’abonnement payant pour accéder aux Services de la Solution FEAZY
• Accès et utilisation de la Solution par l’Utilisateur à titre d’essai gratuit ou dans le cadre d’un abonnement payant
• Gestion du fonctionnement et optimisation de la Solution
• Organisation des conditions d’Utilisations des Services
• Vérification et identification des données transmises par l’Utilisateur
• Communication et partage avec d’autres Utilisateurs de la Solution
• Mise en oeuvre d’une assistance
• Opérations relatives à la prospection, information
• Gestion des impayés et contentieux
• Mises en oeuvre des mesures de sécurité, prévention des fraudes informatiques et gestion des incidents de sécurité
• Personnalisation de la communication et sollicitation commerciale à l’attention des Utilisateurs notamment par courrier électronique

DESTINATAIRES

Toutes les informations fournies sont strictement confidentielles.

Les destinataires de vos données à caractère professionnels sont les suivants :

• les services techniques de la société COAXYS,
• les prestataires techniques de la société COAXYS, en charge, notamment, de l’hébergement du site, de la signature certifiée et des paiements automatisés SEPA,
• les prestataires extérieurs (experts-comptables etc.),
• les autorités publiques si la loi l’exige, pour donner suite aux réclamations présentées à la société COAXYS et se conformer aux procédures administratives et judiciaires, ou se conformer à une obligation légale.

Aucune donnée Personnelle collectée et traitée n’est transmise par la société COAXYS à un tiers à des fins commerciales sans le consentement express de l’Utilisateur.

Les données personnelles collectées par la société COAXYS peuvent être destinées à ses partenaires, fournisseurs et prestataires sous-traitants exclusivement à des fins d’exploitation, de gestion administrative, exécutives et commerciales, de maintenance, de l’hébergeur, et enfin aux organismes publics et autorités policière en cas de demande etc, selon ses instructions et dans le respect de la politique de confidentialité et de gestion des données personnelles.

HÉBERGEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Les serveurs d’hébergement sur lesquels la société COAXYS traite et stocke les bases de données liées à la Solution FEAZY sont exclusivement situés au sein de l’Union Européenne (FRANCE). Aucun transfert de données n’est effectué hors UE. La société COAXYS assure qu’elle fait ses meilleurs efforts pour mettre en oeuvre les précautions utiles et les mesures de sécurité nécessaires à la préservation de la sécurité des données.

CONSERVATION DES DONNÉES

La société COAXYS conserve les données personnelles pendant la durée strictement nécessaire à la fourniture des Services ou à d’autres fins essentielles pour satisfaire aux obligations légales.

En cas de demande de suppression ou d’exercice de droits à solliciter l’effacement de Données, l’Utilisateur est informé que les Données Personnelles peuvent être conservées dans les archives intermédiaires de la société COAXYS pour la durée nécessaire à satisfaire aux obligations légales, comptables, financières et fiscales, au règlement de différends, et notamment, afin de prévenir d'éventuels comportements illicites.

COOKIES

Un « cookie » est un témoin de connexion qui désigne un fichier texte susceptible d'être enregistré, sous réserve de vos choix, dans un espace dédié du disque dur du Terminal de l’internaute, à l'occasion de la consultation de la Solution. Un fichier cookie permet à son émetteur d'identifier le Terminal dans lequel il est enregistré, pendant la durée de validité ou d'enregistrement du cookie et doit donc être considéré comme une Donnée Personnelle.

Lors de la consultation de la Solution, des informations en lien avec le terminal utilisé (type, système d’exploitation, fournisseur d’accès, navigateur, adresse IP, préférences de langues, données de géolocalisation notamment) sont susceptibles d'être enregistrées dans des fichiers cookies installés sur votre Terminal, sous réserve des choix que vous auriez exprimés concernant les cookies et que vous pouvez modifier à tout moment.

L’Utilisateur a la possibilité de gérer les Cookies en configurant et paramétrant le logiciel de navigation. L’enregistrement d’un Cookie dans un Terminal est essentiellement subordonné à la volonté de l’utilisateur du Terminal, que celui-ci peut exprimer et modifier à tout moment et gratuitement à travers les choix proposés par son logiciel de navigation.

La société COAXYS attire l’attention de l’Utilisateur sur le fait que le refus de l’enregistrement de cookies ou la suppression de ceux enregistrés peuvent empêcher ou dégrader l’accès à certaines fonctionnalités de la Solution. En pareil cas, la Société COAXYS décline toute responsabilité.

GESTION DES DROITS DE L’UTILISATEUR

Dans les conditions définies par la Réglementation sur la protection des données personnelles, les personnes physiques disposent d’un droit d’accès aux données les concernant, de rectification, mise à jour, d’interrogation, de limitation, de portabilité, d’effacement.

Dans les conditions prévues par la réglementation relative à la protection des données l’Utilisateur dispose :

• d’un droit d’opposition au traitement de ses données pour motifs légitimes ;
• d’un droit d’accès et de communication, d’un droit de rectification, de mise à jour, d’effacement et de suppression des données le concernant, sous réserve de motifs légitimes ;
• d’un droit à la portabilité de ses données : Les personnes physiques concernées sont informées qu’elles peuvent solliciter la délivrance d’une copie de leurs données à caractère personnel, contre remboursement des coûts de reproductions et d’envois de celles-ci.
• d’un droit à la limitation des traitements opérés relativement à vos données.

La société COAXYS peut néanmoins s’opposer aux demandes manifestement abusives, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique.

Pour exercer vos droits , il suffit d’adresser un courrier postal à l’adresse suivante en indiquant votre nom, prénom, adresse électronique, adresse postale, nom de société, en joignant une copie d’un justificatif d’identité en cours de validité :

• Par mail : dpo@coaxys.com
• Par courrier : COAXYS 2 ter rue Georges Charpak 76130 MONT SAINT AIGNAN

Une réponse vous sera adressée dans un délai d’un (1) mois maximum suivant la date de réception de votre demande.

L’utilisateur dispose d’un droit à déposer une réclamation pour atteinte à la protection de ses données auprès de l’Autorité de contrôle.

SÉCURITÉ

La société COAXYS veille à mettre en oeuvre des mesures organisationnelles, techniques, logicielles et physiques adéquates et appropriées en matière de sécurité et confidentialité pour protéger les données personnelles contre les altérations, destructions et accès non autorisés. Toutefois, internet n’étant pas un environnement complètement sécurisé, la société COAXYS n’est pas en mesure de garantir la sécurité de la transmission ou des informations par Internet.

USAGES MALVEILLANTS ET GESTION DES MOTS DE PASSE DU COMPTE UTILISATEUR

L’Utilisateur doit gérer le mot de passe de son compte et ne le communiquer à personne.

La société COAXYS recommande aux Utilisateurs de prendre les mesures de sécurité suivantes pour accroître la sécurité sur Internet :

• Préserver la confidentialité des mots de passe.
• Lors de la création d’un mot de passe, utiliser au minimum 8 caractères, de préférence en mélangeant lettres, chiffres et caractères spéciaux. Ne pas utiliser de mots du dictionnaire, son nom, son adresse e-mail, ou d’autres données personnelles pouvant être obtenues facilement. La société COAXYS recommande également de changer fréquemment de mot de passe. Pour cela, il convient d’aller dans la rubrique « Mon Compte », puis cliquez sur « Modifier le mot de passe ».
• Éviter d’utiliser le même mot de passe sur plusieurs comptes Internet.

Le mot de passe ainsi que les liens de connexion à la Solution sont des informations à l’unique attention de l’Utilisateur et sont confidentiels. Les identifiants et mot de passe ne seront jamais demandés à l’Utilisateur. Ce dernier ne doit en aucun cas communiquer les informations relatives à son compte à un tiers.

Les infrastructures de la société COAXYS sont protégées (malware, virus,...). La société COAXYS fait ses meilleurs efforts pour offrir aux Utilisateurs un environnement sûr et sécurisé. Toutefois, il appartient à l’Utilisateur de s’assurer de la sécurité de son terminal (pc, appareil mobile, tablette, …) et de son réseau, qui demeurent sous son entière responsabilité.

En cas d’usurpation ou d’activité suspecte de son compte, il est recommandé à l’Utilisateur de contacter sans délai la société COAXYS contact@feazy.fr

Les questions et demandes de renseignements relatives à cette politique doivent être adressées à : contact@feazy.fr